Instytucje finansowe, zarządzające PPK, mają w swojej ofercie kilka poza finansowych czynników, które dla przedsiębiorców mogą być niezwykle ważne. Dotyczą one ograniczenia nowych obowiązków administracyjnych, jakie na pracodawców, działy kadr i HR nakłada ustawa. Jak wybrać najlepszą instytucję finansową i najkorzystniejszą ofertę?

Nowych formalności, związanych ze wdrożeniem PPK w przedsiębiorstwie jest bardzo dużo. Wśród nich są:

• naliczenia i odprowadzenia wpłat na rachunek PPK pracownika,
• pilnowanie terminów składek oraz terminów oświadczeń o rezygnacji z PPK,
• przyjmowanie oświadczeń woli pracownika o przystąpieniu do PPK lub obniżeniu czy podwyższeniu składki.

Szczególnie obciążone będą działy kadr i HR. Jednak, z wielu zadań, które stoją przed pracodawcą, może zwolnić go operator PPK. Dlatego wybór instytucji finansowej może okazać się najważniejszy w całym procesie wdrożenia PPK w firmie.

Instytucje finansowe zarządzające PPK – łatwy wybór w teorii

Istnieją cztery czynniki, na podstawie których pracodawca w porozumieniu ze związkiem pracowników podejmuje decyzję o wyborze instytucji finansowej:

1. Doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Podmioty od lat tworzące programy emerytalne, za którymi stoją lata doświadczeń, będą odpowiednimi partnerami do wdrożenia PPK.
2. Ocena proponowanych warunków finansowych w PPK.
3. Efektywność w zarządzaniu aktywami. Tutaj warto zastanowić się, jak ważna jest efektywność w długoterminowym oszczędzaniu i inwestowaniu. Często dużą wagę przykłada się do kosztów, choć nie tylko one decydują o zwrocie z inwestycji. Należy pamiętać, że pozytywny wynik inwestycyjny osiąga się, mając doświadczony i skuteczny zespół zarządzających.
4. Interes uczestników PPK, czyli pracowników

Wybór instytucji finansowej w praktyce – co tak naprawdę wyróżnia oferty?

Lista instytucji finansowych, wpisanych do ewidencji PPK jest krótka. Wybór więc może wydawać się z pozoru prosty, jeśli instytucje spełniają wcześniej opisane warunki.

Jeśli jednak należysz do tych pracodawców, którzy chcą zminimalizować obowiązki przy wdrażaniu i prowadzeniu PPK – zupełnie inne parametry będą dla Ciebie kluczowe. Tutaj dochodzą więc oferty, które gwarantują przede wszystkim odciążenie od czynności administracyjnym.

Pracownicze Plany Kapitałowe narzucają na pracodawców wiele nowych czynności administracyjnych. Pracodawcy będą odpowiedzialni za naliczanie i pobranie wpłat do PPK. To oni przekażą składki do odpowiedniego funduszu zdefiniowanej daty zarządzanego przez wybraną instytucję finansową. Podmioty zatrudniające będą odpowiedzialne za monitorowanie terminów przewidzianych w ustawie. Wszystkie oświadczenia woli pracowników związanych z PPK tj. dokonanie wpłaty dodatkowej, jej zwiększenie lub zmniejszenie, wnioski o wypłatę transferową, zwrot, czy zaprzestanie dokonywania wpłat do PPK – będzie musiał przyjąć pracodawca i przekazać je instytucji finansowej. Nawet przy małych przedsiębiorstwach zakres dodatkowej pracy wzrasta.

Instytucja finansowa może pracodawcę zwolnić z większości wyżej wymienionych zadań. Zatem niezwykle ważne jest dokonywanie wyboru instytucji finansowej pod kątem świadczenia dodatkowego wsparcia administracyjnego przede wszystkim dla działu kadr i HR.

Wówczas jeden z najtrudniejszych elementów wdrożenia PPK – jak dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do wymogów PPK – będzie leżało po stronie instytucji finansowej.

3 poza finansowe zalety oferty PPK instytucji finansowych, na które warto zwrócić uwagę

Czynnikiem decydującym przy wyborze instytucji finansowej przez przedsiębiorcę będzie przede wszystkim to, jak duże wsparcie daje instytucja we wdrażaniu PPK i jak bardzo odciąży pracodawcę od czynności administracyjnych.

Oferty produktowe będą podobne. Zatem niezbędne jest przeanalizowanie oferty pod kątem zalet poza finansowych. Aby ułatwić działom kadr i HR zarządzanie zadaniami związanymi z PPK należy ze szczególną uwagą przyjrzeć się ofertom, które:

• dają szerokie wsparcie przez instytucję finansową w komunikacji z pracownikami,
• wspierają dopasowanie systemu kadrowo-płacowego,
• ułatwiają monitorowanie terminów i obrót dokumentów po wdrożeniu PPK.