Od 1 lipca 2019 roku, nie tylko pracodawcy największych polskich przedsiębiorstw zastanawiają się jak wybrać PPK, aby były dopasowane do ich potrzeb. Zaangażowani są również przedstawiciele kadr i księgowości, a także pracowników, czy związki zawodowe. Wspólnie muszą zdecydować, która oferta spośród 20 dostępnych, będzie najlepsza. Mają na to coraz mniej czasu.

Wybór PPK nie jest prosty. Bez odpowiedniej wiedzy i zaangażowania czasu — analiza wszystkich ofert PPK może być trudna. Najczęstszym problemem jest brak przygotowania kryteriów wyboru i wdrożenie pierwszej oferty, bez poznania warunków pozostałych propozycji. Takie rozwiązanie nie zawsze jest dopasowane do potrzeb pracowników. Kolejną błędem jest zwlekanie z podpisaniem pierwszej umów – umowa o zarządzanie PPK. Odkładanie w czasie podpisania umowy może skutkować odmową ze strony instytucji finansowej i konieczność współpracy z wyznaczoną instytucją finansową, czyli PFR TFI. Jak więc świadomie wybrać najlepsze PPK?

Jak wybrać PPK?

Ustawa o PPK jasno określa, czym powinien kierować się pracodawca, wybierając PPK. Kryteriami są:

• warunki zarządzania środkami,
• efektywność i doświadczenie w zarządzaniu funduszami,
• interes pracowników.

Niestety, aby móc analizować oferty PPK, zgodnie z powyższymi wytycznymi, niezbędna jest wiedza i doświadczenie w badaniu ryzyka i efektywności zarządzania funduszami inwestycyjnymi. Wszyscy, którzy w firmie są zobowiązani do wdrożenia PPK, mogą nie mieć wystarczającej wiedzy na ten temat. W takiej sytuacji brak przygotowania merytorycznego wpłynie na interes wszystkich przyszłych uczestników PPK i wizerunek pracodawcy. Zatem — gdzie i jak zwiększać wiedzę o rozwiązaniach PPK jeszcze przed wdrożeniem ich w przedsiębiorstwie?

Informacji o tym, jak wybrać PPK można szukać samodzielnie lub na szkoleniach organizowanych przez instytucje zrzeszające przedsiębiorców. Zarówno pracodawcy, jak i działy kadr powinni zainteresować się także możliwością umawiania spotkań z przedstawicielami towarzystw funduszy inwestycyjnych, zakładów ubezpieczeń, powszechnych towarzystw emerytalnych oraz z dostawcami systemów kadrowo-płacowych. Ciekawym rozwiązaniem jest również poznanie ofert wsparcia niezależnych ekspertów. To oni oprócz doradztwa, oferują także szkolenia informacyjno-edukacyjne dla pracowników oraz pomoc w administrowaniu PPK.

Trzeba jednak zwracać szczególną uwagę na charakter spotkań i ich zakres merytoryczny. Wiele z organizowanych szkoleń ma za zadanie sprzedać konkretną ofertę. Niezbędne jest więc zapoznanie się z agendą i zweryfikowanie, czy podczas spotkania będzie możliwość uzyskania jak najszerszej informacji o rozwiązaniach PPK.

Kto może dopasować najlepsze PPK w firmie?

Duże podmioty mogą sobie pozwolić na skorzystanie z usług współpracujących z nimi brokerów i podmiotów doradczych, którzy przedstawią im oferty i pomogą uruchomić PPK w firmie. Przedstawiciele instytucji finansowych przyjadą także do nich, żeby przeprowadzić szkolenia dla pracowników.

Jeszcze zanim PPK zacznie obowiązywać wszystkie podmioty zatrudniające — instytucje mają czas na spotkania, doradztwo i szkolenia. Teraz gdy trwa pierwsza faza wprowadzania PPK — do obsłużenia jest około 3 tys. przedsiębiorstw na 20 instytucji. Łatwo więc policzyć, że średnio na jedną instytucję przypada 150 przedsiębiorstw. Mimo że liczba firm zobowiązanych do wdrożenia PPK nie jest jeszcze duża, to na spotkanie już trzeba czekać nawet do 2 tygodni.

Mniejsze podmioty, powinny rozważyć zatrudnienie niezależnych doradców, którzy profesjonalnie dopasują ofertę, przeszkolą pracowników i pomogą we wdrożeniu PPK. Wybór takiego wsparcia uchroni pracodawcę przed przymusem wprowadzenia rozwiązania na chybił-trafił, aby tylko zdążyć ze spełnieniem ustawowego obowiązku.

Co zrobić, gdy najlepsze PPK jest poza zasięgiem?

Warto mieć na uwadze, że od stycznia 2020 roku liczba firm, które będą musiały uruchomić PPK, wzrośnie z 3 do około 16 tys. Z prostego rachunku wynika zatem, że na jedną instytucję przypadnie średnio 800 firm. 24 kwietnia 2020 r. podmioty zatrudniające co najmniej 50 osób będą musiały podpisać umowę o zarządzanie. Do tego czasu jedna instytucja finansowa będzie musiała obsłużyć dziennie średnio 10 przedsiębiorstw.

Te dane pokazują, że będzie trudno umówić się na spotkanie z instytucjami zarządzającymi PPK, aby poznać szczegóły ich ofert. Zabraknie również czasu na analizę i wybór. Goniące terminy mogą sprawić, że przedsiębiorcy zaczną wybierać oferty bez ich analizy. Takie działanie będzie więc zagrożeniem dla interesów pracowników i mocno wpłynie na wizerunek samego pracodawcy.

Nawet jeśli pracodawca samodzielnie wybierze ofertę, a nie dostosuje się do terminów wdrożenia PPK — pozostanie z niczym. Zgodnie z ustawą, wybrana instytucja finansowa może odmówić zawarcia umowy o zarządzanie PPK, jeśli firma zwleka z formalnościami lub gdy po prostu nie będzie w stanie obsłużyć większej liczby klientów. Wówczas pozostaje podpisanie umowy o zarządzanie PPK z PFR TFI.

Aby uniknąć walki z czasem i wdrażania niedopasowanej oferty — warto już teraz szukać niezależnego doradcy, który wykorzysta czas na analizę i dopasowanie rozwiązania do potrzeb firmy oraz szkolenia dla pracowników.