Pracownicze Plany Kapitałowe, które zaczęły obowiązywać 1 lipca 2019 roku niosą za sobą wiele zmian i nowych obowiązków, które zostaną nałożone przede wszystkim na działy kadr i HR. W związku z tym pojawia się coraz więcej pytań i wątpliwości dotyczących wprowadzenia, wdrożenia i zarządzania PPK. Zebraliśmy 5 najważniejszych obowiązków pracodawcy związanych ze wdrożeniem PPK w firmie. Zapraszamy do lektury.   

1. Wybór instytucji finansowej

Wybór instytucji finansowej na pozór może wydawać się prosty – w końcu wystarczy wybrać jedną z 20. instytucji dostępnych na liście na platformie mojeppk. Ale czy na pewno? Inwestując prywatne oszczędności – chcielibyśmy, żeby nasze środki pracowały efektywnie i przynosiły zyski. Tak samo powinniśmy postępować wybierając instytucję, w której przez najbliższe lata, pieniądze naszych pracowników będą pracowały na ich przyszłość.

Pracodawcy w porozumieniu ze związkiem pracowników powinni wybrać oferty obsługi PPK, zwracając uwagę na doświadczenie instytucji, proponowane warunki finansowe, efektywność w zarządzaniu aktywami, interes pracowników oraz poza finansowe warunki oferty dotyczące wsparcia także po wdrożeniu PPK.

Więcej informacji, na temat wyboru instytucji finansowej oraz instrukcję, jak stworzyć własny ranking PPK znajdziesz tutaj.

2. Podpisanie umów o zarządzanie i prowadzenie PPK

Podpisanie umowy o zarządzanie oraz umowy o prowadzenie PPK to jedne z głównych obowiązków pracodawcy. Jeśli umowy nie zostaną podpisane w terminie – należy liczyć się z surowymi karami.

Z wybraną instytucją finansową należy zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, nie później niż 10 dni roboczy przed upływem terminu na zawarcie umowy o prowadzenie PPK.

Następnie, z tą samą instytucją finansową musi zostać podpisana umowa o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz wszystkich pracowników, pomiędzy 18 a 55 rokiem życia (poza tymi, którzy złożyli deklarację rezygnacji z dokonywania wpłat). Osoby, które ukończyły 55. rok życia, a nie ukończyły 70., mogą zwrócić się z wnioskiem o zawarcie w ich imieniu tej umowy, a obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie ich o możliwości złożenia takiego wniosku.

Zarówno umowę o zarządzanie, jak i umowę o prowadzenie PPK można podpisać elektronicznie.

3. Terminowe naliczanie i odprowadzanie wpłat do PPK

Prawidłowe naliczanie i odprowadzanie wpłat do PPK to jeden z ważniejszych obowiązków pracodawcy, a właściwie działu kadr. Już od pierwszego wynagrodzenia po podpisaniu umowy o prowadzenie PPK dla danego pracownika należy naliczyć wysokość wpłaty do PPK.

Następnie, do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane wpłaty, na przekazanie ich do odpowiedniego funduszu zdefiniowanej daty, zarządzanego przez wybraną instytucję finansową.

4. Informowanie pracowników o ich prawach

Poza czynnościami formalnymi, związanymi ze wdrożeniem i prowadzeniem PPK w firmie, pracodawca ma również obowiązek informowania pracowników o przysługujących im prawach.

Konieczne jest poinformowania wszystkich pracowników, których nie obejmuje automatyczny zapis do PPK (osoby pomiędzy 55. a 69. rokiem życia) o możliwości złożenia przez nich wniosku, w którym wyrażą chęć uczestnictwa w PPK.

Pracownicy mogą w dowolnym momencie zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK. Jednak, po upływie 4 lat od złożenia deklaracji pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o ponownym dokonywaniu wpłaty i jeśli ten nie złoży kolejnego oświadczenia woli, ponownie zacząć naliczać i dokonywać za niego wpłaty.

Każdy pracownik może, poza 2% wpłaty podstawowej odprowadzać na PPK do 2% wpłaty dodatkowej. W przypadku, gdy pracownik zarabia nie więcej niż 120% najniższej krajowej – może obniżyć swoją wpłatę podstawową do 0,5%. O obu tych możliwościach – pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika.

5. Przyjmowanie oświadczeń woli od pracowników

Pracownicze Plany Kapitałowe dają dużą elastyczność uczestnikom. Mogą oni dokonywać wpłat dodatkowych, a w określonych przypadkach także zmniejszać wpłatę podstawową. Zrezygnować z dokonywania wpłat na PPK i przystąpić do  niego z powrotem w dowolnym momencie. A także przystąpić do PPK po ukończeniu 55 roku życia, na własny wniosek.

Przyjmowanie wszelkich oświadczeń woli od pracowników leży w obowiązku pracodawców. Poniżej przedstawiamy listę deklaracji, składanych przez pracowników do pracodawców:

1. Rezygnacja z dokonywania wpłat do PPK
2. Dokonywanie wpłat do PPK (po wcześniejszej rezygnacji)
3. Zmniejszenie wpłaty podstawowej
4. Dokonywanie wpłat dodatkowych do PPK
5. Finansowanie wpłaty podstawowej PPK (dotyczy osób pomiędzy 55. A 69. Rokiem życia)

Na przyjęciu deklaracji od pracowników, rola pracodawcy się nie kończy. W przypadku rezygnacji pracownika z dokonywania wpłat pracodawca ma 7 dni na poinformowanie o tym fakcie instytucję finansową. Podobnie jak o ponownym dokonywaniu wpłat za uczestnika PPK po ponownym zapisie.

Więcej informacji na temat dyspozycji PPK znajduje się tutaj.

Jak ograniczyć obowiązki pracodawcy w związku z PPK

Niektórych obowiązków, związanych z administrowaniem PPK, pracodawcy nie mogą się pozbyć. Warto jednak zastanowić się, czy można w jakiś sposób ograniczyć czas poświęcony na wdrożenie PPK w firmie. Wybór odpowiedniej instytucji finansowej, współpracującej z systemem kadrowo – płacowym używanym w przedsiębiorstwie jest tutaj kluczowy i będzie miał wpływ na przyszłą obsługę PPK. Zarówno to, jak i spełnienie obowiązku informacyjnego wobec pracowników – można wykonać samodzielnie, lub skorzystać ze wsparcia.

Zachęcamy do pobrania Poradnika Przedsiębiorcy, w którym zebraliśmy odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania pracodawców. Przygotowaliśmy również pakiet wsparcia on-line obejmujący wskazanie najlepszych PPK, dopasowanych do firmy, materiały szkoleniowe dla pracowników oraz szczegółowy harmonogram wdrożenia PPK. Osoby, które wolą indywidualne wsparcie – zachęcamy do wypełnienia formularza kontaktowego.