Już od lipca około trzech tysięcy największych przedsiębiorstw, zatrudniających co najmniej 250 osób, będzie musiało wprowadzić w życie PPK. Firmom zależy na sprawnym wdrożeniu i obsłudze PPK. Chcą jak najwięcej obowiązków przekazać instytucjom finansowym. Jednym z kluczowych zagadnień jest prowadzenie PPK a system kadrowo-płacowy. Wiadomo już, że instytucje finansowe dysponują aplikacją do zarządzania PPK. Sprawdźmy więc, w czym pomoże pracodawcom i jakie przejmie od nich obowiązki.

Pracodawcy, pracownicy, instytucje finansowe i inni zainteresowani Pracowniczymi Planami Kapitałowymi nie posiadają pełnej informacji o obowiązkach PPK. Dlatego wciąż wydawane są rozporządzenia oraz nowelizacje do ustawy. Pracodawcy, chcąc uniknąć szeregu problemów – jak wdrożyć i obsłużyć PPK – chcą scedować jak najwięcej obowiązków administracyjnych na instytucje finansowe. Wybierając ofertę obsługi PPK wraz ze wsparciem – faktycznie, możliwe jest odciążenie działu kadr i HR od nowych zadań.

PPK a system kadrowo-płacowy: obowiązki wynikające z ustawy

Zgodnie z ustawą, to na pracodawców, a przede wszystkim na działy kadr i HR, spadnie obowiązek terminowego naliczania i odprowadzania składek do PPK, przyjmowanie oświadczeń woli pracowników, których w każdym miesiącu może być kilkaset.

Warto jednak wiedzieć, że zawiązała się Grupa Robocza PPK, w skład której weszły firmy świadczące usługi związane z PPK. Wśród nich są instytucje finansowe, dostawcy oprogramowania HR, przedstawiciele Polskiego Stowarzyszenia HR i agenci transferowi. Celem Grupy jest wypracowanie wspólnego standardu wymiany danych pomiędzy pracodawcami a podmiotami obsługującymi program PPK. Dzięki opracowaniu skutecznego formatu – komunikacja i rozliczenie PPK będą prostsze.

Jak wdrożyć i obsłużyć PPK? W planach uniwersalna aplikacja, która odciąży działy kadr

Efektem pracy Grupy Roboczej PPK jest wypracowany, uniwersalny format wymiany danych pomiędzy pracodawcą a instytucją finansową zapewniający maksymalną automatyzację procesów, przy minimalnym zaangażowaniu pracodawcy i pracowników.

Uproszczona wymiana informacji odbywać się będzie za pomocą specjalnie wygenerowanego pliku, który pracodawca prześle instytucji finansowej. Stworzenie i przekazanie pliku ułatwi w przyszłości dostarczona przez instytucję finansową intuicyjna aplikacja. Jeszcze przed wysłaniem zweryfikuje ona poprawność wprowadzonych przez pracodawcę danych.

Aplikacja do zarządzania PPK umożliwi w przyszłości:

1. Wdrożenie i obsługę PPK
   • Zawieranie umowy o zarządzanie i umowy o prowadzenie wraz ze zgłoszeniem pracowników do PPK
2. Zarządzanie listą pracowników i wpłatami
   • Dodawanie nowych pracowników do PPK
   • Przekazanie listy wpłat na rachunki PPK pracowników
3. Zarządzanie deklaracjami pracowników
   • Generowanie wniosków i deklaracji dla pracowników
   • Przyjęcie wszystkich deklaracji, jakie może złożyć pracownik u pracodawcy
   • Przekazanie oświadczeń woli pracownika do instytucji finansowej
   • Generowanie raportów przyjętych deklaracji
4. Przypomnienia o zbliżających się ważnych terminach i obowiązkach np. termin wpłaty
5. Generowanie raportów i zestawień
6. Obszerna baza wiedzy
7. W razie możliwość integracje aplikacji z systemem kadrowo-płacowym

Zarządzanie PPK a system kadrowo–płacowy ze wsparciem pliku

Niestety, na chwilę obecną nie ma możliwości zintegrowania aplikacji PPK, którą dostarczają instytucje finansowe, z systemami kadrowo-płacowymi pracodawców.

Problem stanowi ingerencja w wartość intelektualną dostawców oprogramowania. Są jednak plany, aby ostatecznie zintegrować aplikację do zarządzania PPK z popularnymi programami kadrowo-płacowymi.

Obecnie, dzięki współpracy Grupy Roboczej PPK, powstał format pliku, który generuje aplikacja PPK i który jest wysyłany do instytucji finansowej.

W skrócie proces zarządzania PPK wygląda następująco:

1. Instytucja finansowa dostarcza aplikację PPK wspomagającą pracodawcę.
2. Z systemu kadrowo-płacowego generowany jest plik z listą pracowników
3. Pracodawca wczytuje plik bezpośrednio do aplikacji PPK.
4. Pracodawca za pomocą aplikacji PPK przekazuje niezbędne informacje do instytucji finansowej.

Na chwilę obecną każda z instytucji finansowych tworzy swoją własną wersję aplikacji PPK. Będą się one między sobą różnić. Elementem wspólnym jest ujednolicony format pliku, jaki będzie wysyłany przez pracodawcę do wybranej instytucji finansowej.

Dopóki nie nastąpi (i o ile do tego dojdzie) pełne zintegrowanie z systemem kadrowo-płacowym, w taki sposób trzeba będzie wysyłać informację. Z drugiej strony aplikacja PPK zwalnia pracodawcę z bardzo szerokiej liczby obowiązków. Jest prosta i intuicyjna. Nauka obsługi programu, jak twierdzą przedstawiciele instytucji finansowych, nie zajmie więcej niż 1,5h.

Teraz plik do rozliczania PPK, a potem aplikacja odciążą firmy od wielu obowiązków

Jak zapowiadają przedstawiciele instytucji finansowych – program do zarządzania PPK musi być intuicyjny. Osoby delegowane przez pracodawców, których zadaniem będzie korzystanie z niego, szybko przyswoją jego działanie.

Każda z instytucji, której oferty znajdują się obecnie na portalu mojePPK.pl, przygotowała swoją autorską wersję oprogramowania. Ich wspólnym mianownikiem jest:

• jak największe ułatwienie pracy osobom odpowiedzialnym w firmach za wdrożenie PPK,
• tworzenie list pracowników,
• podpisywanie umów i przyjmowanie oświadczeń woli pracowników.

Między dostawcami oprogramowania i instytucjami finansowymi prowadzone są rozmowy, aby całkowicie zintegrować programy kadrowo-płacowe z aplikacjami do zarządzania PPK. Do tego czasu zarządzanie PPK odbywać się będzie w formie generowania uniwersalnego pliku, który pracodawca wyśle do instytucji finansowej, z którą podpisał umowy o zarządzanie i o prowadzenie PPK.